Dans le monde professionnel, la communication par email est une pratique courante. Outlook figure parmi les outils de messagerie les plus prisés dans les entreprises. Il présente une interface idéale pour les échanges entre professionnels. Si envoyer un email est une tâche quotidienne pour bon nombre de travailleurs, il peut toutefois arriver des cas d’envoi accidentel d’un email incorrect ou prématuré. Heureusement, Outlook possède une fonctionnalité permettant de rappeler un mail envoyé. Toutefois, maîtriser cette fonction peut s’avérer complexe. Découvrez dans cet article la démarche à suivre pour rappeler un mail envoyé via Outlook en ligne.
Sommaire
Comprendre les limites du rappel d’un mail dans Outlook
Outlook est une interface de messagerie en ligne qui possède la fonctionnalité de rappel d’email. Cependant, cette fonction présente des limites que vous devez connaître avant de l’utiliser. Au premier abord, elle ne peut être utilisée que si le destinataire n’a pas encore ouvert le message reçu. Si le contenu de l’email a déjà été consulté, le rappel ne pourra donc pas être possible. En outre, le rappel d’email ne peut fonctionner que si les deux parties utilisent l’application Outlook et que leurs comptes sont sur le même serveur Exchange.
Savoir utiliser la fonction « Rappeler un message » sur Outlook
La fonctionnalité « Rappeler un message » permet aux utilisateurs d’annuler l’envoi d’un email sous certaines conditions. Pour ce faire, vous devez ouvrir la boîte de réception, puis accéder au dossier « Éléments envoyés ». À ce stade, vous devrez ouvrir l’email envoyé par erreur que vous désirez rappeler. Il faudra ensuite cliquer sur l’onglet « Message » en haut de la fenêtre puis sur « Actions » et sur « Rappeler ce message ». Après cela, l’interface vous demande si vous désirez effacer le message chez le destinataire ou si vous désirez le remplacer avec un nouveau message.
Les autres mesures à prendre en cas d’échec du rappel
Si le rappel ne fonctionne pas ou si les conditions nécessaires ne sont pas remplies pour accéder à la fonctionnalité, il existe d’autres mesures que vous pouvez prendre pour atténuer les dommages potentiels. Vous devez envoyer un suivi rapide à votre destinataire qui explique clairement la situation de façon concise et professionnelle. Il faudra veiller à apporter les corrections nécessaires et exprimer vos excuses si cela est nécessaire.
Les conseils à prendre en compte pour éviter les erreurs d’envoi
La meilleure manière de gérer un email envoyé par erreur est de prévenir de telles situations. Pour ce faire, vous pouvez suivre quelques conseils pratiques pour envoyer les erreurs d’envoi sur Outlook en ligne :
- Utiliser la fonction de vérification orthographique automatique : vous devez configurer l’application Outlook de sorte à vérifier l’orthographe automatiquement avant l’envoi d’un email. Vous pouvez aussi installer des logiciels de vérification. Cela va réduire les risques d’erreurs embarrassantes ;
- Prendre son temps : vous devez éviter de vous précipiter lors de la rédaction et de l’envoi d’emails. Il faut prendre le temps de relire le message avant de cliquer sur le bouton « Envoyer » ;
- Activer la confirmation de lecture : vous devez demander une confirmation de lecture afin d’être informé lorsque le destinataire va ouvrir l’email. Cela peut vous accorder une fenêtre de temps pour faire le rappel de message au besoin.
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